BeleidBewijseen product van Webtoolz.nl
Werking

Van pdf naar terugvindbare bevestiging.

BeleidBewijs houdt documentversie, ontvanger, campagne en verklaring bij elkaar. Zo zie je later niet alleen dát iemand bevestigde, maar ook waarop die bevestiging betrekking had.

Maak een proefaccount

Standaardverklaring

Wat de ontvanger bevestigt
“Ik bevestig dat ik versie 1.0 van het AI-beleid heb ontvangen en er kennis van heb genomen.”

De exacte gebruikte tekst wordt bij de bevestiging bewaard en verandert daarna niet.

Voor de beheerder

Een campagne opzetten in zes overzichtelijke stappen.

De instellingen die bewijswaarde of privacy raken zijn zichtbaar vóórdat je verstuurt.

  1. 01

    Document toevoegen

    Upload een pdf van maximaal 20 MB en leg titel, categorie en versienummer vast.

  2. 02

    Ontvangers kiezen

    Voeg medewerkers handmatig, via CSV of vanuit een bestaande groep toe.

  3. 03

    Campagne instellen

    Kies deadline, herinneringsmomenten, verklaring en eventueel controlevragen.

  4. 04

    Voorbeeld controleren

    Bekijk vooraf precies wat de ontvanger in de uitnodiging en bevestigingsflow ziet.

  5. 05

    Uitnodigingen versturen

    Iedere ontvanger krijgt een persoonlijke link; het document gaat niet als bijlage mee.

  6. 06

    Voortgang volgen

    Zie wie openstaat, heeft bevestigd, heeft geweigerd of niet bereikt kon worden.

Voor de ontvanger

Geen account, wel een duidelijke persoonlijke route.

De ontvanger ziet alleen de toegewezen campagne en hoeft geen dashboard te leren gebruiken.

Persoonlijke uitnodiging
De ontvanger ziet organisatie, documenttitel, versie en deadline in begrijpelijk Nederlands.
Document bekijken
De pdf wordt via een tijdelijke toegang weergegeven en kan alleen worden gedownload als dat is toegestaan.
Controleren en bevestigen
Na eventuele controlevragen vult de ontvanger de volledige naam in en ziet de exacte verklaring.
Eigen bewijs ontvangen
Na bevestiging volgt een e-mail en kan de ontvanger een eigen bewijs downloaden.

Herinneringen

Opvolgen zonder iedere lijst handmatig na te lopen.

Geautomatiseerde herinneringen stoppen na bevestiging. Voor hetzelfde geplande moment wordt niet dubbel verzonden en per ontvanger geldt maximaal één automatische herinnering per 24 uur.

Het schema blijft per campagne instelbaar.

  1. 7 dagen voor de deadline

    Automatische herinnering aan openstaande ontvangers

  2. 3 dagen voor de deadline

    Tweede herinnering, alleen wanneer nog nodig

  3. Op de deadline

    Duidelijke melding dat de gestelde datum is bereikt

  4. 7 dagen na de deadline

    Opvolging voor ontvangers die nog niet definitief hebben gereageerd

Rapport en auditspoor

De relevante gegevens blijven bij elkaar.

Het bewijsrapport combineert documenttitel, versie, SHA-256-hash, ontvanger, verklaring, tijdstip, eventuele quizscore en de relevante tijdlijn.

  • Documentversie en bestandshash
  • Exacte verklaring en bevestigingstijd
  • Uniek rapportnummer en generatiedatum
  • Pdf-rapport en CSV-campagne-export

Klaar om een eerste campagne op te zetten?

Probeer BeleidBewijs veertien dagen gratis. Een betaalmethode is niet nodig.

Gratis proberen