Duidelijk over persoonsgegevens.

De klantorganisatie bepaalt voor welke beleidsdoeleinden gegevens van medewerkers worden verwerkt en is daarvoor in beginsel verwerkingsverantwoordelijke. Webtoolz.nl biedt BeleidBewijs aan en treedt voor die klantgegevens doorgaans op als verwerker.

Voor eigen account-, contact- en abonnementsgegevens kan Webtoolz.nl zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn. De precieze rolverdeling moet in de definitieve privacyverklaring en verwerkersovereenkomst worden bevestigd.

• Accountgegevens van eigenaren, beheerders en auditors.
• Naam, zakelijk e-mailadres en optionele werkgegevens van ontvangers.
• Documentmetadata, campagnes, statussen en bevestigingsverklaringen.
• Quizscore en pogingstijden, maar geen onnodige medewerkerprofilering.
• Technische beveiligingsgegevens voor zover die tijdelijk nodig zijn.

De gegevens worden gebruikt om accounts en organisaties te beheren, beleidsdocumenten te verspreiden, persoonlijke toegang te verlenen, herinneringen te sturen, bevestigingen vast te leggen, rapporten te maken en de dienst te beveiligen.

De standaard bewaartermijn voor gearchiveerde gegevens is 24 maanden. Een organisatie kan een andere termijn instellen wanneer afspraken of toepasselijke verplichtingen dat vragen.

Verwijderen en bewaren worden duidelijk van elkaar onderscheiden. Een verzoek kan niet worden uitgevoerd voor gegevens die nog aantoonbaar bewaard moeten blijven; de grond en termijn moeten dan worden toegelicht.

BeleidBewijs gebruikt gespecialiseerde leveranciers voor hosting, database, opslag, transactionele e-mail en betalingen. Zij krijgen alleen toegang voor hun afgesproken taak.

De definitieve verklaring en verwerkersovereenkomst moeten de actuele leveranciers, locaties en afspraken benoemen. Klantgegevens worden niet verkocht en niet automatisch gebruikt om AI-modellen te trainen.

De ontvangersomgeving gebruikt geen advertentie-analytics of trackingcookies. Volledige toegangstokens, pdf-inhoud en quizantwoorden worden niet in algemene analytics- of foutlogs opgenomen. IP-adressen staan niet standaard in bewijsrapporten.

Betrokkenen kunnen afhankelijk van hun situatie vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht. Een medewerker richt een verzoek doorgaans eerst aan de eigen organisatie.

Voor algemene privacyvragen kun je via de contactpagina het centrale Webtoolz-contactkanaal gebruiken.